Diez errores relacionados con la informática de nuestras pymes y las frases que los encubren – 2
El desconocimiento del funcionamiento esencial del ordenador, transforma lo que debería ser una herramienta para incrementar la productividad en algo frustrante y que dificulta el trabajo.
Decíamos en nuestra anterior publicación que la formación del personal de la empresa es esencial para obtener el máximo beneficio de nuestra inversión en informática. El descuido de esa formación o la falta de voluntad para darla o exigirla suele enmascararse con la siguiente excusa.
FRASE 2: Aquí somos (ponga el lector lo que le parezca), no informáticos.
Suele ser una excusa para justificar el no saber manejar el ordenador.
Este error repercute directamente en el rendimiento de los empleados cuya herramienta principal de trabajo es el PC.
Muchas empresas valoran o directamente exigen a la hora de contratar a sus empleados el permiso de conducir aunque su trabajo no sea el de chofer; pues bien, si para el trabajo administrativo (y otros) en el s. XIX bastaba con saber leer, escribir y aritmética y en el s. XX se hizo necesaria la mecanografía; en el s. XXI es imprescindible que el trabajador de la información sepa manejar su ordenador y los programas de uso común en la empresa.
El conocimiento de programas de ofimática (normalmente) y utilidades como compresores, clientes de correo etc. son necesarios para crear diferentes tipos de documentos. Su correcta creación asegurará que resulten de utilidad a sus destinatarios en vez de constituir un obstáculo.
Organizar los documentos, copiarlos y encontrarlos posteriormente son funciones que requieren ser capaz de entender la distribución de las carpetas del propio PC y del resto de las máquinas de la red de la empresa y moverse por ellas con la misma naturalidad que lo haríamos por los departamentos del edificio donde trabajamos.
El correcto manejo de la impresora y la solución de los pequeños problemas de la máquina pueden también ahorrarnos mucho tiempo de espera y de intentar modos aparatosos (y a menudo chapuceros) de hacer las cosas.
Todo lo anterior evita la dependencia de un técnico cuyos servicios pueden emplearse en actividades más rentables o ahorrarse.
Ambos, empresario y empleado, deben ver la formación en ofimática como una inversión que aumentará la eficacia de la empresa en un caso y su cotización en el mercado laboral, en el otro.